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FAQ

ORBilu : nouvelle version
Voici quelques questions fréquemment posées par notre communauté.

 

L’affiliation affichée sur votre profil est une source officiel du service RH de l’Université du Luxembourg. Si vous constatez une erreur, veuillez contacter directement le service RH.

Les auteurs de l’UL peuvent avoir plusieurs affiliations. Une fois l’auteur sélectionné, cliquez sur la case correspondante.

Si l’auteur était employé ailleurs au moment de la publication, désélectionnez toutes les affiliations UL en haut de l’écran, puis saisissez l’affiliation correcte dans le champ « Autre affiliation ».

Nous explorons des solutions permettant aux API d’extraire et de partager des données depuis ORBilu. Si vous avez des besoins spécifiques, merci de nous en informer afin que nous puissions les prendre en compte.

ORBilu est partiellement automatisé et augmente votre visibilité en ligne.

Le système propose des outils d’automatisation partielle pour faciliter la saisie des références:

  • Import par DOI: collez le DOI de votre article publié, ORBilu récupère automatiquement les métadonnées depuis des sources fiables (Scopus, Web of Science, PubMed, RefWorks). Vous n’aurez plus à saisir toutes les informations manuellement.
  • Import par liste: vous pouvez importer une liste de références (par exemple depuis ORCID au format BibTeX).

Important: chaque référence importée doit être vérifiée jusqu’à l’étape 4 et validée en cliquant sur « Terminer ».

Pour des raisons de droits d’auteur, vous devez télécharger votre publication et confirmer que vous en êtes le propriétaire.

ORBilu améliore votre visibilité en diffusant vos données vers:

  • le site web de l’UL
  • les moteurs de recherche
  • les outils de découverte et index de référentiels

Pour en savoir plus, consultez la section OAI-PMH.

  • DOI: Lorsque vous publiez avec un éditeur ou une revue, un DOI vous est automatiquement attribué. Un Digital Object Identifier (DOI) est un identifiant pérenne utilisé pour identifier de manière unique différents objets, normalisé par l’Organisation internationale de normalisation (ISO). Le DOI d’un document reste fixe tout au long de sa durée de vie, même si son emplacement ou ses métadonnées changent. Il s’agit d’un lien plus stable qu’une URL classique.
  • Handle: Lors de l’ajout d’une référence dans ORBilu, la plateforme vous fournit un permalien, appelé « handle ». Il commence par hdl.handle.net (par exemple : http://hdl.handle.net/xxxx/xxxx). Le Handle System, développé par la Corporation for National Research Initiatives (CNRI), est « un système complet pour attribuer, gérer et résoudre des identifiants pérennes, appelés “handles”, pour des objets numériques et autres ressources sur Internet » (Handle System Introduction), via un service global de gestion des handles.

Les deux sont des identifiants pérennes. La différence est que:

  • Le DOI est créé avant la publication par l’éditeur.
  • Le Handle est généré au moment du dépôt du document dans ORBilu.

Si vous souhaitez partager votre travail et avez besoin d’un permalien pour la diffusion ou le référencement, vous pouvez toujours le déposer dans ORBilu et utiliser le handle, qui est équivalent à un DOI (identifiant pérenne). Assurez-vous d’utiliser http://hdl.handle.net/10993/xxxxx (et non https://orbilu.uni.lu/handle/10993/xxxxx).

Enfin, si vous devez créer plusieurs documents qui ne sont pas déposés dans ORBilu ou dans un autre dépôt, ou qui n’ont pas reçu de DOI de la part d’un éditeur, l’Université du Luxembourg propose un service de création de DOI.

Pour des besoins spécifiques (création de DOI pour plusieurs documents), contactez ORBilu@uni.lu.

ORBilu V2 propose des données bibliométriques détaillées pour chaque publication et dans les rapports : citations, partages sur les réseaux sociaux, etc. Consultez la section « À propos » pour plus d’informations.

ORBilu est désormais en « responsive design » : accessible sur PC, tablette et smartphone. Pour le dépôt de publications, nous recommandons un écran suffisamment grand ou le mode paysage.

Vous pouvez lier votre profil ORBilu à votre identifiant ORCID en quelques clics via MyORBilu. Toutes les références que vous déposez dans ORBilu seront alors liées à votre identifiant ORCID et à votre profil ORCID, ce qui augmente votre visibilité.

Pour ajouter votre ORCID, accédez à ORBilu via: MyORBilu ou https://orbilu.uni.lu/myorbi/profile, puis cliquez sur « Activer mon ORCID » et suivez les instructions.

Commencez toujours par déposer votre référence dans ORBilu. Cela garantit que votre contenu est visible sur le web via différents moissonneurs et, idéalement, en accès libre. Après un jour ou deux, connectez-vous à ORCID et cliquez sur « Ajouter une nouvelle référence ». ORCID devrait détecter automatiquement votre publication, soit à partir d’ORBilu, soit d’une autre source (par exemple BASE). Vous pourrez alors l’ajouter facilement à votre profil ORCID.
Il est également possible d’exporter vos références depuis ORCID vers ORBilu au format BibTeX, ce qui facilite la synchronisation entre les deux plateformes.

Vous pouvez désigner un représentant pour déposer des publications en votre nom:

  • Connectez-vous à ORBilu, cliquez sur votre nom > « Mon profil » > « Choisir un représentant ».
  • Saisissez les premières lettres du nom de la personne et validez.

Les références déposées par un représentant doivent être validées par l’auteur avant publication.

Un groupe d’utilisateurs ORBilu, représentant la communauté de recherche de l’université, a été créé. Il existe également un groupe de pilotage ORBI/ORBilu réunissant les trois universités partenaires. Ces groupes analysent les besoins et les retours d’expérience afin de proposer et valider les évolutions futures.

Le nombre de citations d’une publication provient actuellement de Scopus et sera intégré dans la nouvelle version d’ORBilu. Pour plus d’informations, consultez la section « Indicateurs bibliométriques ».

Vous pouvez créer un enregistrement de métadonnées pour vos ensembles de données déposés sur ORBilu de deux façons:

  • Si l’ensemble est lié à une publication, ajoutez l’URL dans la référence ORBilu de cette publication.
  • Pour un enregistrement indépendant (ex. dépôt sur Zenodo), ajoutez une référence manuellement et sélectionnez le type « Développements informatiques – Base de données textuelle, factuelle ou bibliographique ». Complétez ensuite les champs requis.

Vous pouvez ajouter une publication de plusieurs manières:

  1. Par identifiant (DOI, PubMed, Scopus, arXiv): récupération automatique des métadonnées, à compléter si nécessaire. Ajoutez le manuscrit pour activer l’Open Access.
  2. Saisie manuelle: saisissez les métadonnées et téléchargez le manuscrit.
  3. Dépôt direct: glissez-déposez le PDF, les métadonnées seront extraites automatiquement.
  4. Import multiple: importez un fichier BibTeX ou RIS depuis des bases externes (Scopus, PubMed, arXiv). Ajoutez les manuscrits pour activer l’Open Access.

Les modifications doivent être validées sous 24 h afin d’éviter que les références restent bloquées trop longtemps.

ORBilu est indexé par divers moteurs de recherche et outils de découverte. Chaque dépôt est diffusé sur le web via ces systèmes. Pour plus d’informations, consultez la page « Impact et visibilité ».

Vous pouvez générer des rapports par affiliation. Dans « Mes Rapports », sélectionnez « affiliation » et saisissez le nom officiel (visible dans votre profil ou celui d’un collègue).

Trois méthodes sont disponibles:

  • Recherche générale (export en RIS, BibTeX ou CSV)
  • Mes Rapports (rapports complets en HTML/PDF)
  • Mes Widgets (codes à intégrer sur des sites web)

Vous pouvez aussi importer les fichiers RIS ou BibTeX dans Zotero pour formater vos références et générer un rapport CSV simplifié.
Pour un CV complet, utilisez ORCID si votre compte ORBilu ne contient que les publications UL.

Vous disposez d’un profil chercheur sur ORBilu qui présente vos publications, votre affiliation, votre identifiant ORCID, etc. Vous avez également un profil sur le site web de l’université, qui inclut un lien vers votre profil ORBilu. Cette interconnexion garantit que vos travaux de recherche sont visibles depuis les deux plateformes.

Pour mettre à jour votre profil, connectez-vous à ORBilu et, via le menu déroulant sous votre nom, sélectionnez « Mon profil ».
Votre profil est essentiel car il:

  • Affiche votre affiliation (trois niveaux) au sein de l’université ;
  • Vous permet d’ajouter une adresse e-mail externe de contact si vous quittez l’université ;
  • Vous offre la possibilité de désigner un représentant (proxy) autorisé à déposer des publications en votre nom ;
  • Permet de connecter votre identifiant ORCID pour une meilleure visibilité

Vous pourriez constater une baisse des statistiques après la mise à jour vers la version 2. Nous avons supprimé les visites et téléchargements provenant de robots web afin de garantir des données fiables et en temps réel.

De nouveaux graphiques seront disponibles et les statistiques globales d’ORBilu pourront être téléchargées. Elles seront mises à jour en temps réel. Accédez à la section « Statistiques » ou faites défiler la page d’accueil.

Vous pouvez consulter les statistiques détaillées pour chaque publication : vues, téléchargements, citations, etc. Rendez-vous sur la référence souhaitée et faites défiler jusqu’à la section « Statistiques ». Pour vos statistiques globales, cliquez sur votre nom de profil puis « Mes Statistiques ».

Des sessions de formation sont proposées dès le lancement et en continu. Des tutoriels et vidéos sont également disponibles.

ORBilu est indexé par des moteurs de recherche et outils de découverte, assurant une large diffusion de vos publications. Consultez la page « Impact et visibilité » pour plus de détails.

Contacter ORBilu