FAQ ORBi^lu

• Qui peut déposer dans ORBi^lu ?
• Le dépôt dans ORBi^lu est-il obligatoire ?
• Puis-je mandater une personne pour déposer mes références ?
• Puis-je importer des références dans ORBi^lu ?
• Quels sont les formats électroniques de dépôt autorisés et/ou recommandés ?
• Quels sont les degrés d'accessibilité des documents déposés ?
• Quelle version de mes publications dois-je déposer dans ORBi^lu ?
• Les données que j’introduis dans ORBi^lu sont-elles vérifiées ?
• Quand puis-je déposer une référence et le texte intégral de celle-ci ?
• Puis-je déposer dans ORBi^lu des documents publiés avant que je ne sois membre de l’UL ?
• Que dois-je faire si quelqu'un (un éditeur, une société de gestion collective, un auteur…) me contacte en prétendant détenir des droits sur l'oeuvre déposée ou sur des éléments de cette oeuvre et exige son retrait du répertoire institutionnel ?
• Puis-je retirer mon document du dépôt ?

Tous les membres de l’Université du Luxembourg possèdant un contrat de travail ainsi qu'un identifiant (xxxx.xxxx@uni.lux) ont la possibilité de référencer leur production scientifique et de déposer leurs publications dans ORBi^lu.

Peuvent donc déposer :

• les membres du corps académique ;
• les membres du corps scientifique ;
• les membres des corps administratif ;
• les doctorants.

Le Rectorat de l’Université du Luxembourg a décidé de rendre obligatoire :

• l’introduction des références de tous les articles et les communications publiées dans le cadres des colloques et congrès scientifiques des membres de l’UL depuis 2009 (bibliographie institutionnelle) ;
• le dépôt du texte intégral des articles et des communications publiées dans le cadres des colloques et congrès scientifiques par les membres de l’UL depuis 2009 (dépôt institutionnel). L’accès au full text de ces articles ne sera ouvert qu'en conformité avec les règles applicables en matière de droit d’auteur et de droit de diffusion.

Le Conseil a également décidé qu'à partir de 1 janvier 2014, seuls les documents référencés dans ORBi^lu seront pris en compte dans l’évaluation des membres de l’UL.
Mis à part le cas des articles et des communications publiées dans le cadres des colloques et congrès scientifiques par les membres de l’UL depuis 2009, un dépôt peut se limiter uniquement de la référence bibliographique d’une publication. Il est toutefois fortement recommandé, chaque fois que cela est possible, d’y joindre une version électronique du texte intégral.
Par ailleurs, les auteurs ont la possibilité de déposer les références de leurs travaux publiés avant leur prise de fonction au sein de l’Université du Luxembourg. Il conviendra, dans ce cas, de modifier en conséquence les données liées à l'affiliation.

Oui ! Un auteur peut désigner un mandataire pour effectuer le processus de soumission à sa place à la condition que ce mandataire soit obligatoirement un membre de l’Institution possédant un identifiant UL personnel.

Un mandataire peut gérer (créer, modifier, mais pas supprimer) les dépôts de plusieurs personnes. Un auteur ne peut cependant avoir qu’un seul mandataire à la fois. Dans tous les cas, le dépôt reste sous l’entière responsabilité de l’auteur qui veillera à l’exactitude des informations introduites.

Oui ! Les chercheurs peuvent effectuer des importations dans ORBi^lu sur base de fichiers XML (BibTeX), à partir de bases de données bibliographiques internationales (PubMed, Web of Knowledge, Scopus) ou d’outils de bibliographie personnelle (EndNote, Reference Manager, ProCite).

En outre, dès la mise en production et afin de faciliter le travail des auteurs, plusieurs milliers de références bibliographiques de membres de l'Académie ont été importées dans ORBi^lu à partir de l'ancien serveur de publications.

Afin notamment de garantir une conservation optimale, le format de fichier recommandé pour le dépôt dans ORBi^lu est le PDF (Portable Document Format). Les fichiers de base, notamment Word, OpenOffice ou Excel, peuvent être convertis sans dommage en format PDF avant dépôt via le logiciel libre PDFCreator. Les autres formats habituels (.doc ; .odt ; LaTeX...) sont néanmoins supportés.

Pour chaque document chargé dans ORBi^lu, il existe la possibilité de définir un degré d’accessibilité :

• Accès ouvert : le document est en Open Access (consultable par tous).
• Accès ouvert avec embargo : l’accès en Open Access au document est temporairement impossible en raison d’une durée d’embargo imposée par l’éditeur ; le document sera rendu automatiquement accessible une fois cette période d’embargo terminée.
• Accès restreint : le document est uniquement accessible en Intranet (aux membres du personnel de l’Institution qui se sont identifiés dans ORBi^lu).

Les documents en "accès ouvert avec embargo" et "accès restreint" sont identifiables via un petit cadenas fermé et peuvent faire l’objet d’une demande de tiré à part par les extérieurs à l’institution. Il appartiendra alors à l’auteur de donner ou non suite à la demande.

Un texte peut se présenter sous trois versions :

• Postprint éditeur : version du texte tel que publié avec mise en page de l’éditeur. Version à privilégier pour tous les éditeurs qui l’acceptent.
• Postprint auteur : version du texte telle que publiée mais sans la mise en page de l’éditeur.
• Preprint auteur : texte publié mais dans sa version avant acceptation finale par l’éditeur.

Les versions "postprint" et si possible "postprint éditeur" sont à privilégier dans tous les cas. Toutefois, le choix de la version à déposer peut être soumis aux conditions imposées par l’éditeur.

Non, aucun contrôle, aucune vérification des données n’est effectué à posteriori par les gestionnaires d’ORBi^lu.

L’exactitude des références encodées dans ORBi^lu est sous la seule responsabilité du dépositaire. De nombreux outils ont par ailleurs été mis en place pour faciliter l’encodage des données par les déposants (interfaçage avec l’annuaire du personnel UL, liste de périodiques, aide contextuelle, manuel d'utilisation, ...).

Dès acceptation du texte par l’éditeur afin de permettre une plus grande rapidité de diffusion de l’information. Il reviendra ensuite à l’auteur d’effectuer les changements dans la référence dès que son document aura été effectivement publié (pagination...). Si la politique de l’éditeur permet le dépôt Open Access dans la version "postprint éditeur", l’auteur ajoutera alors cette version dès qu’elle sera disponible. Le dépôt peut également être différé tant que l’auteur ne dispose pas des autorisations légales lui permettant d’archiver son texte intégral.

Oui ! Les auteurs ont la possibilité de déposer les références de leurs travaux publiés avant leur prise de fonction au sein de l’Université du Luxembourg. Lors de la soumission de leurs références, ils devront cependant veiller à modifier leur affiliation. Ces références feront partie de la bibliographie personnelle de l’auteur mais pas de la bibliographie institutionnelle. L’utilisateur d’ORBi^lu pourra néanmoins les voir apparaître pour autant qu’il précise qu’il souhaite voir les références des auteurs UL y compris celles faites en dehors du cadre de l’Institution.

Vous devez, dans ce cas, avertir immédiatement l’équipe d’ORBi^lu (contacter ORBi^lu) qui, par précaution, placera, dans l'attente d'une solution, l'(les)oeuvre(s) concernée(s) en accès fermé de sorte qu'elle ne soit plus accessible à tous en ligne.

Le Service des Affaires juridiques de l’UL vous aidera alors à constituer un dossier et invitera l'auteur de la réclamation à faire la preuve de ses prétentions (sauf si celles-ci sont avérées et indiscutables). En effet, en cas de doute, les cessions et licences sont interprétées restrictivement et en faveur de l'auteur; c'est donc à l'acquéreur de faire la preuve de l'étendue des droits qu'il prétend avoir acquis.

Seules les références pour lesquelles le processus de soumission n’a pas été mené à son terme peuvent être supprimées. Afin de garantir la stabilité et pérennité de la bibliographie institutionnelle, une fois que le dépôt est complet et la référence archivée dans le répertoire institutionnel, il n’y a plus de possibilité de suppression totale sauf en contactant l’équipe d’ORBi^lu. Par contre, les fichiers électroniques liés à une référence peuvent être ôtés du répertoire en cas de problème.